Villa Il Gioiello

Informazioni utili per l'organizzazione di un meeting a Villa il Gioiello

Come arrivare

Indirizzo: Via del Pian de' Giullari, 42 - 50125 Firenze

• In Taxi: circa 10/15 euro da porta Romana.
• In Bus: da porta Romana con la linea ataf 38/2.
• A piedi: da porta Romana in circa 30 minuti.

Come accedere

• Le chiavi di accesso alla Villa sono custodite, in due mazzi, nell'ufficio di Emauela.
• L'ingresso dalla strada e' dal cancello in ferro che da' sul giardino.
• L'ingresso all'edificio e' dal portoncino in legno sotto la loggia (normalmente la seconda aperta e' SEMPRE aperta).

Cosa fare molto prima del meeting

• Informare Emanuela: è lei che tiene il calendario e che comunicherà la richesta.
• Informare anche Francesco per assicurarsi che il materiale necessario sia disponibile.
• Prenotare catering. Il Villaggio dei Popoli è già collaudato al Gioiello. Altra possibilita' sono "I Ragazzi del SIpario" (http://www.iragazzidisipario.it/)

Cosa fare un paio di giorni prima del meeting

• Andare a predisporre sedie e tavoli, prese elettriche, videoproiettore, sistema videoconferenza/skype
• Controllare lo stato di pulizia in particolare dei bagni
• Controllare riscaldamento

Cosa fare dopo il meeting

• Riporre le cose sensibili nell'ufficio al I piano in cima alle scale
• Riportare in sede il materiale dell'Osservatorio
• Restituire le chiavi a Emanuela

SALE RIUNIONI AL I PIANO

• Di solito, si usa la stanza con le travi a vista che da' sul loggiato. La stanza è perfetta per un meeting di 20 persone con setup a ferro di cavallo. E' al limite per 25 persone. Sono disponibili sia le sedie con e senza ribaltina che tavolini. L'arredamento dipende dal tipo di riunione, se frontale oppure intorno a tavolo.
• La seconda sala e' quella sulla destra del pianerottolo in cima alle scale. Puo' ospitare circa 20 persone. Attualemente e' vuota.

CONNESSIONE INTERNET

Al primo piano c'è uno stanzino con il cabinet degli switch. Le porte 1 e 2 sono collegate alla rete dell'osservatorio tramite un ponte radio.

In maggio 2012 è stato installato uno swich WiFi Cisco che opera come server DHCP e NAT. E' appoggiato sopra il cabinet. Ad esso sono state collegate alcune porte nelle stanze principali del primo piano (l'ufficio, la stanza con le travi e l'altra grande stanza che confina con lo stanzino degli switch). Sono state attaccate delle etichette di carta sia nel cabinet che alle prese al muro riportanti la dicitura "OAA" per le prese connesse alla rete di Arcetri.

C'è un altro access point WiFi ("vecchio") riposto nell'ufficio al primo piano che può essere connesso alle prese "OAA". Le porte ethernet 1 e 2 NON funzionano, la 3 e la 4 SI. Per utilizzarlo occorre collegare con un cavo ethernet la porta N. 4 alla presa nel muro con etichetta "OAA"

WiFi disponibili

Sono tutti stati configurati da Luca Fini. La password WEP è 0011223344. Non è necessaria la registrazione del MAC address

wifi-gio	WiFi Cisco	Stanzino switch 1 piano	WiFiGio
wifi-gio1	"vecchio"	Riposto in ufficio.

MATERIALE TECNICO DI SUPPORTO

Computer

nome: gioiello

username: galileo

password: ssolare

Il 28.9.2012 e' stato installato OFFICE 2010 versione inglese (propr. INAF)

Laptop

Un computer di P. Salinari che e' usato per la "videoconferenza" (v. sotto).

Si trova nel mobile accanto alla finestra.

Stampante

Modello SAMSUNG.

E' collegata al PC e stampa direttamente.

CI sono 4 cartucce di toner a colori per ricambio (nel mobile accanto alla finestra).

Videoproiettore

Modello BENQ custodito nel mobile accanto alla finestra.

Per la proiezione serve un tavolino dedicato.

Strumenti per videoconferenza

Non c'è sistema di videoconferenza.

E' pero' disponibile un sistema per videconferenze skype, costituito da:

• Il vecchio laptop di Salinari. Login 'osservatorio.arcetri', no password. C'è installato Skype che si connette automaticamente all'account 'osservatorio.arcetri' (password 'arcetri0')
• Un sistema di amplificazione da computer a 3 casse
• Il microfono Polycomm Communicator (ancora da acquistare). Attaccare il sistema di amplificazione direttamente all'uscita audio del microfono in modo da beneficiare del filtro antiecho.
• La webcam (ancora da acquistare)

Tutto cio' si trova nel mobile accanto alla finestra.

Materiale di cancelleria

Un po' di penne e una risma di carta per stampante sono disponibili nel mobile accanto alla finestra.

Telefono

Non c'è telefono fisso. Usare i propri cellulari (il segnale e' abbastanza buono ovunque).

Può essere utile comunicare in anticipo il numero a chi dovrà connettersi in videoconferenza ed al catering.

Materiale disponibile in ufficio

• 2 prolunghe (rotelle)
• 3 multiprese (ciabatte)
• numerose prese di diverse dimensioni

Cose da comprare / TODO list

• Cassetta minimale di attrezzi per la sopravvivenza. Include:
  • cacciaviti (stella, piatto), pinze, martello...
  • brugola esagonale da 3 o 4 o 5mm per smontare/rimontare le ribaltine alle sedie
• Scala
• Altri 2 tavoli IKEA tipo piccolo e altri più grandi per poter lavorare in sessioni divise e per allestire il catering
• Microfono USB per videoconferenze/skype. Il Polycom Communicator C100 è stato testato con grande successo (costo circa 120 euro)
• Webcam
• Cavo ethernet molto lungo: fa sempre comodo.
• Un altro Switch 4 porte WiFi (60 euro) per sostituire il "vecchio" e uno switch no-WiFi 4 porte (15 euro) per l'ufficio.
• Installare mensoline al muro per poter installare permanentemente i WiFi.
• Puntatore laser (2)
• ...

SERVIZI

Riscaldamento

E' caldamente suggerito di avvertire ll'ufficio tecnico dell'Universita' qualche giorno prima dell'inizio dell'incontro

La persona che se ne occupa e' Riccardo Russo - riccardo.russo@unifi.it - Tel. 0552757122 / 3493240730

Il responsabile dell'ufficio tecnico dell'Universita' è Riccardo Falcioni - riccardo.falcioni@unifi.it - 055 2757776

Acqua

Il rubinetto principale dell'acqua è tipicamente chiuso. C'è uno sportello Publiacqua sulla strada a destra del portone in legno:

la chiave a brugola per aprirlo si trova nell'ufficio al I piano in cima alle scale

Pulizie

E' capitato di trovare i bagni molto sporchi e senza carta igienica: sincerarsi prima del meeting che entrambi i bagni siano puliti

Ovviamente la ditta delle pulizie si è presentata per pulire i bagni durante il meeting. Non so chi la controlli nè se sia possibile ottenere orari diversi. Con 25 persone, i bagni devono essere puliti tutti i giorni, quindi nel caso di un meeting che si estende su più giorni sarebbe utile poter avere la ditta delle pulizie alle 7 di sera.

Contatti

All'Osservatorio fare riferimento a Francesco Palla (312) e Emanuela Masini (232)

Per quanto riguarda la parte tecnica, i riferimenti sono quelli dati sopra dell'ufficio tecnico dell'Universita'.

Le visite al pubblico durante il fine settimana sono gestite su prenotazione dal Museo di Storia Naturale dell'Universita'. Il contatto e'

Ufficio Servizi Didattico Divulgativi
MUSEO DI STORIA NATURALE
Borgo Albizi, 28
tel e fax 055-2346760
email edumsn@unifi.it

ESEMPIO DI ALLESTIMENTO PER VIDEOCONFERENZA

Foto di setup per stanza primo piano

Queste per il meeting ARGOS di maggio 2012.

Prolunga e prese:

Sistema videoconferenza Skype:

Sistema videoconferenza Skype 2: